1 范圍

   本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案分類標(biāo)引的基本原則、不同類型和主題的檔案分類標(biāo)引規(guī)則，以及檔案分類標(biāo)引工作程序和質(zhì)量管理。

   本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)各類檔案館（室）使用《中國(guó)檔案分類法》對(duì)所藏各種類型的檔案進(jìn)行分類標(biāo)引；適用于編制檔案分類目錄、索引以及建立檔案目錄中心和數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案分類標(biāo)引工作。

2 術(shù)語(yǔ)和定義
   下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
   2.1標(biāo)引 indexing
        對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，賦予檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程。
   2.2分類標(biāo)引 classified indexing

        對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，賦予分類號(hào)標(biāo)識(shí)的過(guò)程。

3 基本規(guī)則
   3.1 檔案分類標(biāo)引以國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案記述和反映的事物屬性關(guān)系，并兼顧檔案的其他特征。分類標(biāo)引時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案文件進(jìn)行周密的主題分析，把握所論述的對(duì)象，準(zhǔn)確地給予分類標(biāo)識(shí)。
   3.2 檔案分類標(biāo)引應(yīng)依據(jù)《中國(guó)檔案分類法》及其使用指南。
   3.3 檔案分類標(biāo)引時(shí)，要正確地理解類目涵義和范圍，避免脫離類目之間的聯(lián)系和類目注釋的限定片面地理解類目涵義。
   3.4 檔案分類標(biāo)引應(yīng)充分考慮實(shí)際的檢索需求和檢索方式，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和用途，選定適當(dāng)?shù)臉?biāo)引深度。凡一份文件或案卷涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上主題者，除按第一主題或最重要的主題標(biāo)出確切的分類號(hào)外，必要時(shí)可對(duì)其他主題附加相應(yīng)的分類號(hào)。
   3.5 檔案分類標(biāo)引必須按專指性的要求，分入恰當(dāng)?shù)念惸浚胁豢煞秩胼^寬的上位類或較窄的下位類。當(dāng)分類表中無(wú)恰當(dāng)?shù)念惸繒r(shí)，可分入范圍較大的類目（上位類）或與檔案內(nèi)容密切相關(guān)的類目。3.6 檔案分類標(biāo)引應(yīng)保持一致性。各種文本、載體類型的同一主題檔案所標(biāo)引的分類號(hào)均應(yīng)一致。遇有某些難以分類和分類表上無(wú)恰當(dāng)類目可歸的檔案，無(wú)論歸入上位類或歸入與其密切相關(guān)的類目，以及增設(shè)類目，都應(yīng)作出記錄，以后遇有類似情況，均按此處理。

4 各種類型檔案分類標(biāo)引規(guī)則

   4.1 檔案分類表的選用
         4.1.1 清代檔案使用《清代檔案分類表》進(jìn)行分類標(biāo)引。清代以前各歷史時(shí)期檔案的分類標(biāo)引使用該表的一級(jí)類目。
         4.1.2 民國(guó)檔案使用《民國(guó)檔案分類表》進(jìn)行分類標(biāo)引。
         4.1.3 革命歷史檔案使用《新民主主義革命檔案分類表》進(jìn)行分類標(biāo)引。
         4.1.4 中華人民共和國(guó)成立以后的檔案使用《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類標(biāo)引。
                 4.1.4.1 國(guó)家檔案館、黨政機(jī)關(guān)檔案室所藏的中華人民共和國(guó)成立之后的檔案使用《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類標(biāo)引。
                 4.1.4.2 其他各類檔案館（室），在使用《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類標(biāo)引時(shí)，本專業(yè)的檔案可使用行業(yè)分類表進(jìn)行分類標(biāo)引。
   4.2 檔案分類標(biāo)引級(jí)次
一般以文件級(jí)、案卷級(jí)為單元進(jìn)行分類標(biāo)引。若遇檔案內(nèi)容聯(lián)系緊密或記述同一事物的幾份文件或幾個(gè)案卷情況，也可以作為一個(gè)單元進(jìn)行分類標(biāo)引。

5 各種主題檔案分類標(biāo)引規(guī)

   5.1 主題的類型
        主題的類型依據(jù)檔案內(nèi)容可分為單主題和多主題兩種。單主題包括單元主題和復(fù)合主題（多元主題），多主題則由幾個(gè)單主題組成。
   5.2 單主題檔案的分類標(biāo)引
         5.2.1 單主題文件或案卷，一般依主題主體因素所屬的類目標(biāo)引；若是從一個(gè)方面對(duì)主題進(jìn)行論述，就依這方面所屬類目標(biāo)引；若是從多方面對(duì)主題論述，一般只依主題所屬類目作整體標(biāo)引。
         5.2.2 文件或案卷論述的主題內(nèi)容互相交叉時(shí)應(yīng)依據(jù)《中國(guó)檔案分類法》關(guān)于集中與分散的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行標(biāo)引。
         5.2.3 文件或案卷論述的主題涉及國(guó)家、地區(qū)、民族、時(shí)代等因素時(shí)，若《中國(guó)檔案分類法》中注明需要復(fù)分則應(yīng)標(biāo)出復(fù)分號(hào)，否則可以省略。
   5.3 多主題檔案的標(biāo)引
         5.3.1 文件、案卷論述的是兩個(gè)以上的主題，標(biāo)引時(shí)應(yīng)充分考慮利用者的檢索需要、參考價(jià)值大小以及各主題間的邏輯關(guān)系，加以綜合分析，再確定給予一個(gè)或幾個(gè)分類號(hào)。
         5.3.2 文件、案卷論述的幾個(gè)主題之間是并列關(guān)系，參考價(jià)值大，除對(duì)第一主題按其展性給予分類號(hào)外，第二、第三主題也應(yīng)按其屬性給予分類號(hào)，以便充分揭示主題，為利用者提供更多的檢索途徑。
         5.3.3 文件、案卷論述的幾個(gè)主題之間是從屬關(guān)系，即上下位關(guān)系或整體與部分關(guān)系，一般依它們的上位類目作整體標(biāo)引。若較小主題具有檢索價(jià)值，也可依小主題的所屬類目作互見(jiàn)標(biāo)引。
         5.3.4 文件、案卷論述的幾個(gè)主題之間是因果或影響關(guān)系，一般依結(jié)果或受影響的主題所屬類目標(biāo)引。對(duì)于互為因果的，互相影響的主題做全面標(biāo)引。
         5.3.5 文件、案卷論述的幾個(gè)主題之間，一個(gè)主題應(yīng)用于多個(gè)主題，一般依被應(yīng)用主題所屬類目標(biāo)引。必要時(shí)可以對(duì)其他主題附加相應(yīng)的分類號(hào)。

6 檔案分類標(biāo)引工作程序

   6.1 研讀分類法
        標(biāo)引人員在標(biāo)引工作開(kāi)始時(shí)，應(yīng)系統(tǒng)研讀《中國(guó)檔案分類法》的編制說(shuō)明、主表、附表，了解該法的編制目的、適用范圍、分類原則、體系結(jié)構(gòu)、標(biāo)識(shí)符號(hào)、類目注釋，辨清上位類、同位類、下位類、理論與應(yīng)用等關(guān)系，深入透徹地掌握其使用方法。
   6.2 檔案主題分析
        應(yīng)充分考慮立檔單位的性質(zhì)、職能和任務(wù)，通過(guò)分析題名、瀏覽正文、參考文件版頭和案卷封面，從而了解檔案的中心內(nèi)容和涉及的主要問(wèn)題，判明其屬性特征，以便正確歸類。
        6.2.1 分析題名
                文件和案卷的題名，是責(zé)任者或立卷人對(duì)檔案內(nèi)容的概括，在題名準(zhǔn)確反映檔案的中心內(nèi)容的情況下，分析題名能直觀地把握檔案的主題。但有些文件、案卷的題名，由于擬寫上的缺陷，不能準(zhǔn)確地、直接地揭示主題內(nèi)容.所以不能作為分類標(biāo)引的唯一依據(jù).還應(yīng)瀏覽正文。
        6.2.2 瀏覽正文
                通過(guò)分析題名不能確定檔案的確切內(nèi)容和類別時(shí)，應(yīng)瀏覽文件、案卷的正文。重點(diǎn)閱讀文頭、文尾、段落題名，了解作者的撰寫目的和意圖，從而確定檔案內(nèi)容論述或涉及的主題。
        6.2.3 查閱文件版頭和案卷封面
                黨、政機(jī)關(guān)行文都有固定的文件版頭，標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或通用簡(jiǎn)稱，發(fā)文字號(hào)，文尾有發(fā)文機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、成文日期、蓋印與簽署。此外，附加標(biāo)記有密級(jí)、緩急時(shí)限、閱讀范圍等。案卷封面上有機(jī)關(guān)全稱和組織機(jī)構(gòu)名稱、案卷題名、年度日期、保管期限、檔號(hào)以及卷內(nèi)目錄、卷末備考表等。它對(duì)于了解文件、案卷的主題、起草目的、利用范圍、使用價(jià)值等，都能提供一定的參考。

   6.3 判定類別

        進(jìn)行主題分析后，須確定對(duì)文件、案卷所論述的事物中，哪些主題應(yīng)予以標(biāo)引，能為利用者提供檢索途徑。然后根據(jù)主題性質(zhì)，到《中國(guó)檔案分類法》中查找其所屬的類目。
   6.4 標(biāo)引分類號(hào)
        用《中國(guó)檔案分類法》中的類號(hào)來(lái)表達(dá)檔案主題性質(zhì)的標(biāo)引，即將判定的類別賦予分類標(biāo)識(shí)。給予分類號(hào)，應(yīng)根據(jù)文件、案卷內(nèi)容的屬性、主題多寡、起草意圖、利用對(duì)象、檢索需求等特點(diǎn)，采用恰當(dāng)?shù)姆绞胶头椒?，?zhǔn)確、一致、適度地標(biāo)引出來(lái)。遇有難以分類的新事物、新主題的檔案材料，分類表上無(wú)確切類目可歸時(shí)，各檔案館、室可增設(shè)新類目予以分類標(biāo)引，同時(shí)上報(bào)《中國(guó)檔案分類法》編委會(huì)確認(rèn)。今后若遇到同類主題的文件、案卷亦照此辦理，確保一致性。
   6.5 審校
        審校是分類標(biāo)引的最后一道工序，是確保標(biāo)引質(zhì)量的最后關(guān)口。審校內(nèi)容包括檢查驗(yàn)證檔案的內(nèi)容是否得到全面的分析，主題概念是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，辨類是否準(zhǔn)確，同類檔案是否歸類一致，標(biāo)引的類號(hào)是否充分、完整、準(zhǔn)確，書寫是否正確無(wú)誤。審校程序分為自校、互校和總校。
        6.5.1 自校
                標(biāo)引審校的第一環(huán)節(jié)。標(biāo)引人員通過(guò)對(duì)自己標(biāo)引結(jié)果的校對(duì)，遇有主題分析不準(zhǔn)，前后不一致，應(yīng)及時(shí)予以糾正。
        6.5.2 互校
                標(biāo)引審校的第二環(huán)節(jié)。標(biāo)引人員通過(guò)對(duì)標(biāo)引結(jié)果的校對(duì)，糾正因個(gè)人理解不同引起的錯(cuò)誤，保持彼此之間標(biāo)引的一致性。
        6.5.3 總校
                標(biāo)引審校的最重要環(huán)節(jié)。在自校、互校后，必須選派熟悉業(yè)務(wù)、通曉目錄工作的人員擔(dān)任總校。通過(guò)總校進(jìn)一步消除檔案主題分析與標(biāo)引過(guò)程中的誤差，保證標(biāo)引工作的整體優(yōu)化。同時(shí)可以對(duì)標(biāo)引工作中所遇問(wèn)題進(jìn)行綜合分析，統(tǒng)籌考慮合理的解決方案。

7 檔案分類標(biāo)引質(zhì)量管理

   7.1 衡量標(biāo)引工作質(zhì)量的因素
        主要指標(biāo)引的客觀性、專指性、全面性、一致性與適當(dāng)?shù)臉?biāo)引深度。影響標(biāo)引工作質(zhì)量的因素是∶標(biāo)引工作的組織管理、標(biāo)引人員的業(yè)務(wù)水平和《中國(guó)檔案分類法》本身的質(zhì)量。
   7.2 制定分類標(biāo)引的規(guī)章制度
        各單位可制定標(biāo)引工作細(xì)則。它是在檔案分類標(biāo)引規(guī)則的基礎(chǔ)上，結(jié)合本館、室的檔案實(shí)際和利用者檢索習(xí)慣而制定的工作條例。具體內(nèi)容包括∶分類標(biāo)引的程序和具體組織規(guī)程；《中國(guó)檔案分類法》簡(jiǎn)表、行業(yè)表、復(fù)分表的使用范圍和使用方法，集中歸類與分散歸類、交替類目的采用、標(biāo)引的深度，以及標(biāo)引責(zé)任制等等。
   7.3 分類標(biāo)引人員的素質(zhì)和要求
        標(biāo)引人員應(yīng)具備所標(biāo)引檔案的專業(yè)知識(shí)和檔案學(xué)知識(shí)熟悉本館、室的檔案分類方法，并能用來(lái)標(biāo)
        引檔案材料；具有閱讀、分析、概括、提煉檔案主題和準(zhǔn)確歸類的能力。標(biāo)引人員宜實(shí)行專業(yè)分工，并保持相對(duì)穩(wěn)定。
   7.4 建立標(biāo)引人員與利用者的聯(lián)系
        標(biāo)引人員應(yīng)多與利用者接觸，聽(tīng)取利用者對(duì)分類標(biāo)引工作的要求、批評(píng)和建議，并通過(guò)對(duì)利用者提問(wèn)和檢索結(jié)果的分析不斷改進(jìn)工作。7.5 加強(qiáng)《中國(guó)檔案分類法》的管理各檔案館、室在使用《中國(guó)檔案分類法》過(guò)程中遇到的各種問(wèn)題和處理方法要作記錄，并填定“修改意見(jiàn)登記表"，報(bào)送主管部門，以便對(duì)《中國(guó)檔案分類法》定期增補(bǔ)和修改，使之日臻完善。